Een gids voor self-billing in België — het juridisch kader, wanneer het verschilt van een mandaat en hoe Estica alle drie facturatiescenario's ondersteunt.
Er zijn drie manieren waarop een factuur kan worden aangemaakt en verstuurd in Estica, elk juridisch onderscheiden:
Standard / Mandate
De aannemer is de facturerende partij. Onder een mandaat beheert het bedrijf de factuurdetails (bedrag, timing, kosten), maar de factuur wordt technisch uitgesteld door de aannemer en via Peppol aan het bedrijf bezorgd.
Self-billing
Het bedrijf is de facturerende partij. Ze stellen de factuur op namens de aannemer en bezorgen die via Peppol aan de aannemer. Vereist een voorafgaande schriftelijke overeenkomst en specifieke verplichte vermeldingen.
Drie scenario's
Estica ondersteunt alle drie de facturatiescenario's. Het juiste scenario hangt af van uw contractuele regeling en btw-situatie.
Aannemer stuurt factuur aan bedrijf. Bedrijf beheert details via mandaat. Standaard btw. Geen speciale vermelding vereist. Meest voorkomend scenario voor doorlopende aannemersrelaties.
Bedrijf stelt factuur op in naam van de aannemer. Standaard btw op de factuur. Factuur moet "factuur uitgereikt door afnemer" vermelden. Vereist een voorafgaande schriftelijke self-billingovereenkomst (Circulaire AAFisc nr. 53/2013).
Zelfde als scenario 2, maar de btw wordt verlegd naar het bedrijf. Geldt specifiek voor advocaat-werknemers en stagiairs (Circulaire AAFisc nr. 47/2013). Factuur moet zowel de vermelding "uitgereikt door afnemer" als de btw-verlegreferentie bevatten.
Juridische vereisten
De Belgische btw-wetgeving (Circulaire AAFisc nr. 53/2013) vereist een voorafgaande schriftelijke overeenkomst tussen het bedrijf en de aannemer voordat een self-billingfactuur kan worden opgesteld. Dit is een wettelijke voorwaarde — self-billing zonder deze overeenkomst is btw-technisch niet conform. Estica vereist dat u bevestigt dat deze overeenkomst bestaat voordat u de self-billingoptie voor een contact inschakelt.
Elke self-billingfactuur moet de vermelding "factuur uitgereikt door afnemer" bevatten. Dit is een harde btw-vereiste. Estica vraagt u deze vermelding in te stellen bij het aanmaken van een self-billingcontact, en neemt die automatisch op in elke self-billingfactuur.
Voor advocaat-werknemers en stagiairs geldt het btw-verlegringsmechanisme op grond van Circulaire AAFisc nr. 47/2013. In dit geval verschijnt er geen btw op de factuur, wordt de btw verlegd naar het bedrijf, en moet de factuur ook de wettelijke referentie "Btw-verlegging — Circulaire AAFisc nr. 47/2013" vermelden. Estica ondersteunt dit scenario via de self-billingconfiguratie per contact.
FAQ