Question 1

Hoe maak ik een account aan?

Accepted Answer

Ga naar invoicing.estica.be en klik op "Account aanmaken". U heeft uw btw-nummer nodig om uw bedrijfsprofiel in te stellen. Estica haalt uw bedrijfsgegevens automatisch op uit het officiële register.

Question 2

Is een abonnement vereist om facturen te versturen?

Accepted Answer

Ja. Om facturen via Peppol te versturen, is een actief Plus-abonnement vereist. Als u werkt met een mandaatbedrijf dat Estica gebruikt, kunnen zij een Plus-seat aan u toewijzen — in dat geval is geen actie nodig van uw kant. Anders kunt u een Plus-abonnement rechtstreeks via uw accountinstellingen aanschaffen.

Question 3

Is Estica alleen voor Belgische bedrijven?

Accepted Answer

Nee. Estica is gebouwd voor de Belgische markt en is bijzonder relevant gezien de Belgische Peppol-verplichting voor e-facturatie, maar is niet beperkt tot Belgische bedrijven. Elk bedrijf dat Belgische aannemers factureert, of aannemers die werken voor Belgische bedrijven, kan Estica gebruiken.

Question 4

Ontvangt Estica ook Peppol-facturen?

Accepted Answer

Nee. Estica verwerkt alleen uitgaande Peppol-facturen — facturen die u naar uw klanten stuurt. Voor het ontvangen van inkomende Peppol-facturen van uw eigen leveranciers, gebruik uw boekhoudsoftware of neem contact op met uw accountant. De meeste boekhoudprogramma's beschikken over een speciale Peppol-ontvangstinbox.

Question 5

Moet ik mij apart registreren voor Peppol?

Accepted Answer

Nee. Estica beheert uw Peppol-toegang en bezorging automatisch. U maakt een account aan, stelt uw facturen in en Estica verstuurt deze via het Peppol-netwerk namens u.

Question 6

Hoe werkt het mandaatsysteem?

Accepted Answer

De aannemer initieert het mandaat. Hij gaat naar Contacten in zijn Estica-account, zoekt het bedrijf op naam of btw-nummer en stuurt een mandaataanvraag. Het bedrijf moet een actief mandaatabonnement hebben voordat de aannemer hen kan vinden. Zodra het bedrijf accepteert, kunnen ze factuurgegevens beheren (bedrag, timing, terugbetaalbare kosten) en nakijken vóór verzending. De factuur wordt technisch uitgesteld door de aannemer en via Peppol bezorgd aan het bedrijf.

Question 7

Wie verstuurt de factuur onder een mandaat — de aannemer of het bedrijf?

Accepted Answer

De aannemer. Een mandaat geeft het bedrijf de mogelijkheid om factuurgegevens en timing te beheren, maar de factuur wordt wettelijk en technisch uitgesteld door de aannemer. Het bedrijf ontvangt deze in zijn Peppol-inbox. Dit verschilt van self-billing, waarbij het bedrijf de facturerende partij is.

Question 8

Verliest de aannemer controle over zijn facturen?

Accepted Answer

Nee. De aannemer behoudt ten allen tijde volledige zichtbaarheid op al zijn facturen. Hij kan ook aanvullende facturen of creditnota's uitsturen onafhankelijk van het mandaat.

Question 9

Kan een aannemer met meerdere bedrijven samenwerken?

Accepted Answer

Ja. Een aannemer kan mandaten verlenen aan meerdere bedrijven. Elk mandaat wordt afzonderlijk beheerd — het mandaat dekt alleen de facturatie tussen die aannemer en dat specifieke bedrijf. Het geeft het bedrijf geen toegang tot facturen van de andere klanten van de aannemer.

Question 10

Wat heeft het bedrijf nodig om mandaten te ontvangen?

Accepted Answer

Het bedrijf moet een actief Mandaatabonnement hebben in Estica. Zonder dit kunnen aannemers hen niet vinden in het systeem en kunnen ze geen mandaataanvraag sturen.

Question 11

Wat is self-billing?

Accepted Answer

Self-billing is een btw-regeling waarbij de klant (het bedrijf) de factuur uitreikt in naam van de aannemer, in plaats van de aannemer zelf. Dit is juridisch onderscheiden van het mandaatsysteem. Onder een mandaat is de aannemer nog steeds de facturerende partij. Onder self-billing is dat het bedrijf. De Belgische btw-wetgeving vereist een voorafgaande schriftelijke overeenkomst tussen beide partijen voordat self-billing kan plaatsvinden (Circulaire AAFisc nr. 53/2013).

Question 12

Wat is het verschil tussen een mandaat en self-billing?

Accepted Answer

Met een mandaat: de aannemer verstuurt de factuur naar het bedrijf — het bedrijf beheert de details. Factuurdoorloop: aannemer → bedrijf via Peppol. Met self-billing: het bedrijf stelt de factuur op in naam van de aannemer. Factuurdoorloop: bedrijf → aannemer via Peppol. Dit zijn twee juridisch onderscheiden situaties met een andere btw-behandeling en verschillende verplichte vermeldingen op de factuur.

Question 13

Welke vermeldingen zijn verplicht op een self-billing factuur?

Accepted Answer

Self-billing facturen moeten de vermelding "factuur uitgesteld door de klant" bevatten om btw-conform te zijn. Als de btw-medecontractant van toepassing is (bijv. voor advocaat-medewerkers onder Circulaire AAFisc nr. 47/2013), moet ook de relevante wettelijke referentie worden opgenomen. Estica ondersteunt zowel standaard als omgekeerd-heffing self-billing.

Question 14

Kan een aannemer self-billing instellen zonder eigen Estica-account?

Accepted Answer

Ja, in een echte self-billing regeling. Het bedrijf kan direct een "self-biller" contact aanmaken — de aannemer hoeft in dit geval geen eigen Estica-account te maken. Dit is alleen beschikbaar voor echte self-billing regelingen, niet voor standaard mandaatgebaseerde facturatie.

Question 15

Wie ontvangt de self-billing factuur via Peppol?

Accepted Answer

In een self-billing opstelling ontvangt de aannemer de factuur in zijn Peppol-inbox. Het bedrijf maakt en verstuurt de factuur, maar deze is gericht aan en ontvangen door de aannemer.

Question 16

Kan ik een creditnota versturen?

Accepted Answer

Ja. Creditnota's kunnen op elk moment worden uitgesteld, door de aannemer of door het bedrijf dat het mandaat beheert. Ze worden gegenereerd in het juiste formaat en verstuurd via Peppol.

Question 17

Hoe zit het met onkostenvergoedingen?

Accepted Answer

Terugbetaalbare onkosten kunnen aan elke factuur worden toegevoegd. Ze worden apart bijgehouden en automatisch opgenomen in het factuurtotaal. Het mandaatbedrijf kan kosten toevoegen namens de aannemer.

Question 18

In welk formaat worden facturen verstuurd?

Accepted Answer

Facturen worden verstuurd in UBL 2.1 XML-formaat via het Peppol-netwerk. Dit is het correcte formaat voor Belgische B2B e-factuurconformiteit.

Question 19

Wat is het verschil tussen Invoicing Plus en het Mandaatplan?

Accepted Answer

Invoicing Plus (€6/maand) is voor zelfstandige professionals die hun eigen facturatie beheren of mandaten accepteren van een bedrijf. Het Mandaatplan (€50/maand) is voor bedrijven die mandaten van aannemers willen ontvangen en hun facturatiestroom centraal willen beheren. Plus-seats voor aannemers worden afzonderlijk aangekocht door het mandaatbedrijf.

Question 20

Wat gebeurt er als ik meer dan 10 facturen per maand verstuur?

Accepted Answer

Elk plan bevat 10 facturen per maand. Extra facturen worden gefactureerd aan €0,10 per stuk. Het gebruik wordt gereset op de eerste dag van elke maand.

Question 21

Kan het mandaatbedrijf een abonnement voorzien voor zijn aannemers?

Accepted Answer

Ja. Mandaatbedrijven kunnen Plus-seats aanschaffen en deze toewijzen aan hun aannemers. Een seat is gebonden aan een specifieke gemandateerde gebruiker. Als de aannemer al een eigen actief Plus-abonnement heeft, hoeft er geen seat te worden toegewezen.

Veelgestelde vragen

Aan de slag

Mandaten

Self-billing

Facturatie & functies

Prijzen & plans