Aan de slag
met Estica
Een complete gids voor het instellen van Estica Invoicing — of u nu een zelfstandige professional bent die een eerste account aanmaakt, of een bedrijf dat zijn zelfstandigen onboardt.
Uw account aanmaken
Ga naar invoicing.estica.be/auth/sign-up om uw account aan te maken. Het aanmaken van een account bestaat uit twee stappen: uw gebruikersprofiel en vervolgens uw bedrijf.
Gebruikersinstellingen
Vul uw voornaam, achternaam, e-mailadres en wachtwoord in. Aanvaard de Voorwaarden en klik op Volgende.
Bedrijfsinstellingen — btw-opzoeking
Voer uw btw-nummer in (bijv. BE0123456789) en klik op Controleren. Estica haalt uw bedrijfsgegevens automatisch op uit het officiële register. Als uw bedrijf niet gevonden wordt, verschijnt er een foutmelding met de optie om de gegevens handmatig in te voeren.
Bedrijfsgegevens
Controleer de vooraf ingevulde velden en vul het volgende handmatig in:
Factuurtaal — Nederlands, Frans of Duits, overeenkomstig de Belgische taalwetgeving voor uw regio.
Billing Email (optional) — receive a PDF and XML confirmation for each invoice sent. The XML is the official document for accounting purposes.
Accountant Email (optional) — if your accounting tool has a sales inbox email, add it here so invoices are forwarded automatically.
IBAN — the account your clients should pay to.
Payment Voorwaarden — your standard payment period (e.g. 30 days).
Financial Year — start and end of your current financial year, for correct invoice numbering. Only needed at initial setup.
Standaard factuurmelding (optioneel) — elke tekst die u standaard op elke factuur wilt vermelden.
Registratie voltooien
Klik op Registratie voltooien. Uw account is nu actief. U kunt bedrijfsgegevens op elk moment bijwerken via Bedrijf in de bovenste navigatiebalk.
Abonnementen: Om facturen via Peppol te verzenden, is een actief abonnement vereist. Als u samenwerkt met een mandaatbedrijf dat Estica gebruikt, kunnen zij u een Plus Seat toewijzen. Anders koopt u een Plus-abonnement via Instellingen → Bedrijfsinstellingen → Abonnementen.
Een mandaat verlenen aan uw kantoor
Als het kantoor waarvoor u werkt de facturatie via Estica beheert, zullen zij u vragen om hen een mandaat te verlenen. Het mandaat heeft alleen betrekking op de facturatie tussen u en dat specifieke kantoor — het geeft hen geen toegang tot uw facturen voor andere klanten.
Voordat u begint: Het kantoor moet een actief mandaatabonnement hebben in Estica. Als dat niet het geval is, kunt u hen niet vinden. Mandaataanvragen verlopen niet — eenmaal verzonden blijven ze open totdat het kantoor accepteert.
Ga naar Contacten
Klik in de bovenste navigatiebalk op Contacten en vervolgens op Mandaat verlenen.
Zoek het kantoor
Zoek op bedrijfsnaam of btw-nummer. Selecteer het juiste bedrijf en dien de mandaataanvraag in.
Wacht op acceptatie
Het kantoor zal uw aanvraag zien op hun Contactenpagina en deze accepteren. Eenmaal geaccepteerd kunnen zij uw factuurgegevens beheren en is het mandaat actief.
Een nieuw bedrijf toevoegen aan uw account
Als u een nieuwe rechtspersoon heeft opgericht, kunt u deze toevoegen aan uw bestaand account zonder een nieuwe login aan te maken. Elk bedrijf vereist zijn eigen btw-nummer, factuurnummerreeks en abonnement.
Belangrijk: Wanneer u van facturerende entiteit verandert, maakt u altijd een nieuw bedrijf aan in Estica. U kunt het btw-nummer van een bestaand bedrijf niet wijzigen. Een nieuwe rechtspersoon vereist een eigen factuurnummerreeks.
Sluit de facturatie af voor het oude bedrijf
Zorg ervoor dat alle facturen voor het oude bedrijf zijn verstuurd. Verwijder alle geplande toekomstige facturen die niet meer verstuurd mogen worden — deze worden niet automatisch verwijderd. Als u samenwerkt met een mandaatbedrijf, stem dan met hen af over de overdracht.
Maak het nieuwe bedrijf aan
Ga naar Instellingen → Gebruikersinstellingen → Mijn Bedrijven → Nieuw Bedrijf Aanmaken. Voer uw nieuwe btw-nummer in en vul het bedrijfsprofiel in (dezelfde velden als bij de initiele installatie).
Verleen mandaten en neem een abonnement
Verleen indien van toepassing mandaten aan uw kantoren vanuit het nieuwe bedrijf. Koop een nieuw Plus-abonnement — abonnementen zijn gekoppeld aan een specifiek bedrijf en kunnen niet worden overgedragen.
Stel geplande facturen in
Verwijder alle geplande facturen die nog zijn ingesteld onder het oude bedrijf en maak ze opnieuw aan onder de nieuwe entiteit.
Een nieuwe aannemer onboarden
Voordat u begint: Uw bedrijf moet een actief mandaatabonnement hebben. Ga naar Abonnementen en koop er een indien nodig.
Vraag de aannemer om een account aan te maken en u een mandaat te sturen
De aannemer maakt een Estica-account aan en gaat naar Contacten → Mandaat verlenen, zoekt uw bedrijf op en stuurt de aanvraag. Hij of zij kan de bovenstaande handleiding volgen.
Accepteer het mandaat
Ga naar Contacten in de bovenste navigatiebalk. Openstaande mandaataanvragen verschijnen bovenaan. Accepteer de aanvraag daar.
Configureer het contact
Klik op Acties → Bewerken bij het contact. Stel een Weergavenaam in indien gewenst. Als u een self-billing-overeenkomst heeft met deze aannemer, activeer dan de optie Self-billing en configureer het juiste btw-tarief en de verplichte factuurvermeldingen ("factuur uitgereikt door de afnemer" + eventuele verleggingsreferentie).
Wijs een abonnement toe (indien nodig)
Ga naar Abonnementen en koop en wijs een Plus Seat toe aan de aannemer. Als zij al een eigen actief Plus-abonnement hebben, is er geen seat nodig. Let op: Plus Seats worden apart gekocht — ze zijn niet inbegrepen in het Mandaatplan.
Aannemer wijzigde facturerende entiteit
Vraag de aannemer om het nieuwe bedrijf toe te voegen en een nieuw mandaat te sturen
De aannemer voegt de nieuwe rechtspersoon toe aan zijn of haar Estica-account (zie het bovenstaande hoofdstuk) en stuurt u een nieuw mandaat vanuit die entiteit.
Sluit de facturatie af en verwijder het oude mandaat
Zorg ervoor dat alle facturen voor het oude bedrijf zijn verstuurd. Ga vervolgens naar Contacten, zoek het oude bedrijf op en klik op Acties → Mandaat verwijderen. Eventuele resterende geplande facturen voor die entiteit worden automatisch verwijderd.
Accepteer het nieuwe mandaat en configureer
Accepteer de nieuwe mandaataanvraag bovenaan uw Contactenpagina. Configureer het nieuwe contact (weergavenaam, self-billing indien van toepassing). Wijs een Plus Seat toe indien nodig — de seat die vrijkwam van het oude mandaat kan opnieuw worden toegewezen.
Plan facturen voor de nieuwe entiteit
De oude geplande facturen zijn automatisch verwijderd. Stel de nieuwe terugkerende facturen in voor het nieuwe bedrijf.
Een self-biller aanmaken zonder account
Alleen beschikbaar voor daadwerkelijke self-billing-regelingen waarbij u facturen uitreikt namens een leverancier op basis van een formele self-billing-overeenkomst. Als u enkel de facturen van een aannemer wilt beheren, moet de aannemer een eigen Estica-account aanmaken en u een mandaat verlenen.
Wettelijke vereiste: De Belgische btw-wetgeving vereist een voorafgaande schriftelijke overeenkomst tussen beide partijen voordat self-billing kan plaatsvinden (Circulaire AAFisc nr. 53/2013). Zorg ervoor dat dit geregeld is voordat u verdergaat.
Koop Self-Biller Seats
Ga naar Abonnementen en koop het benodigde aantal Self-Biller Seats. Elk self-billing contact vereist een seat.
Maak het self-billing contact aan
Ga naar Contacten → Nieuwe Self-biller. Vul de bedrijfsgegevens en het boekjaar van de aannemer in. Configureer het juiste btw-tarief. Stel de Standaard factuurmelding in zodat deze "factuur uitgereikt door de afnemer" bevat — en voeg indien van toepassing de verleggingsreferentie toe (bijv. voor advocaat-medewerkers, Circulaire AAFisc nr. 47/2013).
Wanneer een aannemer vertrekt
Zorg ervoor dat alle facturen zijn verzonden
Voordat u het mandaat verwijdert, bevestigt u dat alle facturen voor deze aannemer zijn verwerkt. Zodra het mandaat is verwijderd, worden alle geplande toekomstige facturen automatisch verwijderd.
Verwijder het mandaat
Ga naar Contacten, zoek de aannemer op en klik op Acties → Mandaat verwijderen. Geplande toekomstige facturen worden automatisch verwijderd. Als u een Plus Seat had toegewezen, wordt deze vrijgegeven en kan opnieuw worden toegewezen. De aannemer behoudt toegang tot zijn of haar Estica-account en kan vroegere facturen inzien.
Nog niet zeker? Houd het mandaat actief maar verwijder alleen de terugkerende geplande facturen. Zo kunt u indien nodig nog ad-hocfacturen blijven versturen, zonder tot volledige verwijdering over te gaan.
Heeft u nog vragen?