Un guide sur le self-billing en Belgique — le cadre légal, en quoi il diffère d'un mandat et comment Estica prend en charge les trois scénarios de facturation.
Il existe trois façons de créer et d'envoyer une facture dans Estica, chacune juridiquement distincte :
Standard / Mandate
Le sous-traitant est la partie facturante. Dans le cadre d'un mandat, le cabinet gère les détails de la facture (montant, délai, frais) mais la facture est techniquement émise par le sous-traitant et transmise via Peppol au cabinet.
Self-billing
Le cabinet est la partie facturante. Il crée la facture au nom du sous-traitant et la transmet via Peppol au sous-traitant. Nécessite un accord écrit préalable et des mentions obligatoires spécifiques.
Trois scénarios
Estica prend en charge les trois scénarios de facturation. Le bon choix dépend de votre arrangement contractuel et de votre situation TVA.
Le sous-traitant envoie la facture au cabinet. Le cabinet gère les détails via un mandat. TVA standard. Aucune mention particulière requise. Scénario le plus courant pour les relations continues avec des sous-traitants.
Le cabinet émet la facture au nom du sous-traitant. TVA standard sur la facture. La facture doit porter la mention « facture émise par le client ». Nécessite un accord de self-billing écrit préalable (Circulaire AAFisc nr. 53/2013).
Identique au scénario 2, mais la TVA est autoliquidée par le cabinet. S'applique spécifiquement aux avocats salariés et stagiaires (Circulaire AAFisc nr. 47/2013). La facture doit porter à la fois la mention « émise par le client » et la référence d'autoliquidation TVA.
Exigences légales
La loi belge sur la TVA (Circulaire AAFisc nr. 53/2013) exige un accord écrit préalable entre le cabinet et le sous-traitant avant qu'une facture de self-billing puisse être créée. Il s'agit d'une condition légale — un self-billing sans cet accord n'est pas conforme à la TVA. Estica vous demande de confirmer que cet accord est en place avant d'activer l'option self-billing pour un contact.
Toute facture de self-billing doit porter la mention « facture émise par le client » (« factuur uitgereikt door afnemer » en néerlandais). Il s'agit d'une exigence TVA stricte. Estica vous invite à configurer cette mention lors de la création d'un contact en self-billing, et elle est incluse automatiquement sur chaque facture de self-billing.
Pour les avocats salariés et les stagiaires, le mécanisme d'autoliquidation de la TVA s'applique en vertu de la Circulaire AAFisc nr. 47/2013. Dans ce cas : aucune TVA n'apparaît sur la facture, la TVA est transférée au cabinet, et la facture doit également porter la référence légale « Autoliquidation TVA — Circulaire AAFisc nr. 47/2013 ». Estica prend en charge ce scénario via la configuration self-billing sur chaque contact.
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