Question 1

Comment créer un compte ?

Accepted Answer

Rendez-vous sur invoicing.estica.be et cliquez sur « Créer votre compte ». Vous aurez besoin de votre numéro de TVA pour configurer votre profil d'entreprise. Estica récupère automatiquement les données de votre entreprise depuis le registre officiel.

Question 2

Un abonnement est-il nécessaire pour envoyer des factures ?

Accepted Answer

Oui. Pour envoyer des factures via Peppol, un abonnement Plus actif est requis. Si vous travaillez avec une entreprise mandataire qui utilise Estica, elle peut vous attribuer un siège Plus — dans ce cas aucune action n'est nécessaire de votre côté. Sinon, souscrivez un abonnement Plus directement depuis les paramètres de votre compte.

Question 3

Estica est-il uniquement pour les entreprises belges ?

Accepted Answer

Non. Estica est conçu pour le marché belge et est particulièrement pertinent compte tenu de l'obligation belge de facturation électronique via Peppol, mais il n'est pas limité aux entreprises belges. Toute entreprise facturant des entrepreneurs belges, ou des entrepreneurs travaillant pour des entreprises belges, peut utiliser Estica.

Question 4

Estica reçoit-il également des factures Peppol ?

Accepted Answer

Non. Estica gère uniquement les factures Peppol sortantes — les factures que vous envoyez à vos clients. Pour recevoir des factures Peppol entrantes de vos propres fournisseurs, utilisez votre logiciel de comptabilité ou contactez votre comptable. La plupart des outils comptables disposent d'une boîte de réception Peppol dédiée.

Question 5

Dois-je m'enregistrer séparément pour Peppol ?

Accepted Answer

Non. Estica gère automatiquement votre accès Peppol et la livraison de vos factures. Vous créez un compte, configurez vos factures et Estica les envoie via le réseau Peppol en votre nom.

Question 6

Comment fonctionne le système de mandat ?

Accepted Answer

L'entrepreneur initie le mandat. Il se rend dans Contacts de son compte Estica, recherche l'entreprise par nom ou numéro de TVA et envoie une demande de mandat. L'entreprise doit disposer d'un abonnement mandat actif avant que l'entrepreneur puisse la trouver. Une fois l'entreprise acceptée, elle peut gérer les détails de la facture (montant, timing, frais remboursables) et vérifier avant l'envoi. La facture est techniquement émise par l'entrepreneur et livrée via Peppol à l'entreprise.

Question 7

Qui envoie la facture dans le cadre d'un mandat — l'entrepreneur ou l'entreprise ?

Accepted Answer

L'entrepreneur. Un mandat donne à l'entreprise la possibilité de gérer les détails et le timing de la facture, mais la facture est légalement et techniquement émise par l'entrepreneur. L'entreprise la reçoit dans sa boîte Peppol. C'est différent du self-billing, où l'entreprise est la partie facturante.

Question 8

L'entrepreneur perd-il le contrôle de ses factures ?

Accepted Answer

Non. L'entrepreneur conserve une visibilité complète sur toutes ses factures à tout moment. Il peut également émettre des factures supplémentaires ou des notes de crédit indépendamment du mandat.

Question 9

Un entrepreneur peut-il travailler avec plusieurs entreprises ?

Accepted Answer

Oui. Un entrepreneur peut accorder des mandats à plusieurs entreprises. Chaque mandat est géré séparément — le mandat ne couvre que la facturation entre cet entrepreneur et cette entreprise spécifique. Il ne donne pas à l'entreprise accès aux factures des autres clients de l'entrepreneur.

Question 10

De quoi l'entreprise a-t-elle besoin pour recevoir des mandats ?

Accepted Answer

L'entreprise doit disposer d'un abonnement Mandat actif dans Estica. Sans cela, les entrepreneurs ne peuvent pas la trouver dans le système et ne peuvent pas envoyer de demande de mandat.

Question 11

Qu'est-ce que le self-billing ?

Accepted Answer

Le self-billing est un régime de TVA dans lequel le client (l'entreprise) émet la facture au nom de l'entrepreneur, plutôt que l'entrepreneur lui-même. C'est juridiquement distinct du système de mandat. Dans le cadre d'un mandat, l'entrepreneur est toujours la partie facturante. Dans le cadre du self-billing, c'est l'entreprise. La loi belge sur la TVA exige un accord écrit préalable entre les deux parties avant que le self-billing puisse avoir lieu (Circulaire AAFisc nr. 53/2013).

Question 12

Quelle est la différence entre un mandat et le self-billing ?

Accepted Answer

Avec un mandat : l'entrepreneur envoie la facture à l'entreprise — l'entreprise gère les détails. Flux de facturation : entrepreneur → entreprise via Peppol. Avec le self-billing : l'entreprise émet la facture au nom de l'entrepreneur. Flux de facturation : entreprise → entrepreneur via Peppol. Ce sont deux situations juridiquement distinctes avec un traitement TVA différent et des mentions obligatoires différentes sur la facture.

Question 13

Quelles mentions sont requises sur une facture de self-billing ?

Accepted Answer

Les factures de self-billing doivent porter la mention « facture émise par le client » pour être conformes à la TVA. Si l'autoliquidation de la TVA s'applique (par ex. pour les avocats salariés en vertu de la Circulaire AAFisc nr. 47/2013), la référence légale pertinente doit également être incluse. Estica prend en charge le self-billing standard et avec autoliquidation.

Question 14

Un entrepreneur peut-il configurer le self-billing sans son propre compte Estica ?

Accepted Answer

Oui, dans un vrai dispositif de self-billing. L'entreprise peut créer directement un contact « self-biller » — l'entrepreneur n'a pas besoin de créer son propre compte Estica dans ce cas. Ceci n'est disponible que pour les vrais dispositifs de self-billing, pas pour la facturation standard basée sur un mandat.

Question 15

Qui reçoit la facture de self-billing via Peppol ?

Accepted Answer

Dans un dispositif de self-billing, l'entrepreneur reçoit la facture dans sa boîte Peppol. L'entreprise la crée et l'envoie, mais elle est adressée à et reçue par l'entrepreneur.

Question 16

Puis-je envoyer une note de crédit ?

Accepted Answer

Oui. Les notes de crédit peuvent être émises à tout moment, par l'entrepreneur ou par l'entreprise gérant le mandat. Elles sont générées dans le format correct et envoyées via Peppol.

Question 17

Qu'en est-il des remboursements de frais ?

Accepted Answer

Les frais remboursables peuvent être ajoutés à n'importe quelle facture. Ils sont suivis séparément et inclus automatiquement dans le total de la facture. L'entreprise mandataire peut ajouter des frais au nom de l'entrepreneur.

Question 18

Dans quel format les factures sont-elles envoyées ?

Accepted Answer

Les factures sont envoyées au format XML UBL 2.1 via le réseau Peppol. C'est le format correct pour la conformité à la facturation électronique B2B belge.

Question 19

Quelle est la différence entre Invoicing Plus et le plan Mandat ?

Accepted Answer

Invoicing Plus (6 €/mois) est destiné aux professionnels indépendants qui gèrent leur propre facturation ou acceptent des mandats d'une entreprise. Le plan Mandat (50 €/mois) est pour les entreprises qui souhaitent recevoir des mandats d'entrepreneurs et gérer leur flux de facturation de manière centralisée. Les sièges Plus pour les entrepreneurs sont achetés séparément par l'entreprise mandataire.

Question 20

Que se passe-t-il si j'envoie plus de 10 factures par mois ?

Accepted Answer

Chaque formule inclut 10 factures par mois. Les factures supplémentaires sont facturées à 0,10 € chacune. L'utilisation est réinitialisée le premier jour de chaque mois.

Question 21

L'entreprise mandataire peut-elle fournir un abonnement à ses entrepreneurs ?

Accepted Answer

Oui. Les entreprises mandataires peuvent acheter des sièges Plus et les attribuer à leurs entrepreneurs. Un siège est lié à un utilisateur mandaté spécifique. Si l'entrepreneur dispose déjà de son propre abonnement Plus actif, aucun siège ne doit être attribué.

Questions fréquentes

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