Premiers pas
avec Estica
Un guide complet pour configurer Estica Invoicing — que vous soyez un professionnel indépendant créant votre premier compte, ou une entreprise intégrant ses indépendants.
Créer votre compte
Rendez-vous sur invoicing.estica.be/auth/sign-up pour créer votre compte. La création du compte se fait en deux étapes : votre profil utilisateur, puis votre société.
Configuration utilisateur
Renseignez votre prénom, nom de famille, adresse e-mail et mot de passe. Acceptez les Conditions et cliquez sur Suivant.
Configuration de la société — recherche TVA
Entrez votre numéro de TVA (ex. BE0123456789) et cliquez sur Vérifier. Estica récupère automatiquement les données de votre société à partir du registre officiel. Si votre société n'est pas trouvée, un message d'erreur apparaît avec la possibilité de saisir les données manuellement.
Détails de la société
Vérifiez les champs préremplis et complétez manuellement les éléments suivants :
Langue de facturation — Néerlandais, Français ou Allemand, conformément à la législation linguistique belge applicable à votre région.
Billing Email (optional) — receive a PDF and XML confirmation for each invoice sent. The XML is the official document for accounting purposes.
Accountant Email (optional) — if your accounting tool has a sales inbox email, add it here so invoices are forwarded automatically.
IBAN — the account your clients should pay to.
Payment Conditions — your standard payment period (e.g. 30 days).
Financial Year — start and end of your current financial year, for correct invoice numbering. Only needed at initial setup.
Mention de facture standard (facultatif) — tout texte que vous souhaitez faire figurer par défaut sur chaque facture.
Finaliser l'inscription
Cliquez sur Finaliser l'inscription. Votre compte est maintenant actif. Vous pouvez mettre à jour les données de la société à tout moment via Entreprise dans la barre de navigation supérieure.
Abonnements : Pour envoyer des factures via Peppol, un abonnement actif est requis. Si vous travaillez avec une société mandataire qui utilise Estica, elle peut vous attribuer un Plus Seat. Sinon, achetez un abonnement Plus via Paramètres → Paramètres Entreprise → Abonnements.
Accorder un mandat à votre cabinet
Si le cabinet pour lequel vous travaillez gère la facturation via Estica, il vous demandera de lui accorder un mandat. Le mandat ne couvre que la facturation entre vous et ce cabinet spécifique — il ne lui donne pas accès à vos factures destinées à d'autres clients.
Avant de commencer : Le cabinet doit disposer d'un abonnement mandat actif dans Estica. Si ce n'est pas le cas, vous ne pourrez pas le trouver. Les demandes de mandat n'expirent pas — une fois envoyées, elles restent ouvertes jusqu'à ce que le cabinet les accepte.
Accéder aux Contacts
Dans la barre de navigation supérieure, cliquez sur Contacts puis sur Accorder un mandat.
Rechercher le cabinet
Recherchez par nom de société ou numéro de TVA. Sélectionnez la société correcte et soumettez la demande de mandat.
Attendre l'acceptation
Le cabinet verra votre demande sur sa page Contacts et l'acceptera. Une fois accepté, il pourra gérer vos données de facturation et le mandat sera actif.
Ajouter une nouvelle société à votre compte
Si vous avez créé une nouvelle entité juridique, vous pouvez l'ajouter à votre compte existant sans créer un nouvel identifiant. Chaque société nécessite son propre numéro de TVA, sa propre séquence de numérotation des factures et son propre abonnement.
Important : Lorsque vous changez d'entité de facturation, créez toujours une nouvelle société dans Estica. Vous ne pouvez pas modifier le numéro de TVA d'une société existante. Une nouvelle entité juridique nécessite sa propre séquence de numérotation des factures.
Finaliser la facturation de l'ancienne société
Assurez-vous que toutes les factures de l'ancienne société ont été envoyées. Supprimez toutes les factures planifiées qui ne doivent plus être envoyées — elles ne seront pas supprimées automatiquement. Si vous travaillez avec une société mandataire, coordonnez-vous avec elle pour la transition.
Créer la nouvelle société
Allez dans Paramètres → Paramètres utilisateur → Mes sociétés → Créer une nouvelle Entreprise. Entrez votre nouveau numéro de TVA et complétez le profil de la société (mêmes champs que lors de la configuration initiale).
Accorder des mandats et souscrire
Le cas échéant, accordez des mandats à vos cabinets depuis la nouvelle société. Achetez un nouvel abonnement Plus — les abonnements sont liés à une société spécifique et ne peuvent pas être transférés.
Configurer les factures planifiées
Supprimez toutes les factures planifiées encore configurées sous l'ancienne société et recréez-les sous la nouvelle entité.
Intégrer un nouveau sous-traitant
Avant de commencer : Votre société doit disposer d'un abonnement mandat actif. Rendez-vous dans Abonnements et achetez-en un si nécessaire.
Demander au sous-traitant de créer un compte et de vous envoyer un mandat
Le sous-traitant crée un compte Estica et accède à Contacts → Accorder un mandat, recherche votre société et envoie la demande. Il peut suivre le guide ci-dessus.
Accepter le mandat
Accédez à Contacts dans la navigation supérieure. Les demandes de mandat en attente apparaissent en haut. Acceptez la demande depuis cet écran.
Configurer le contact
Cliquez sur Actions → Modifier sur le contact. Définissez un Nom convivial si utile. Si vous avez un accord d'auto-facturation avec ce sous-traitant, activez l'option Auto-facturation et configurez le taux de TVA correct ainsi que les mentions obligatoires ("facture émise par le client" + toute référence d'autoliquidation).
Attribuer un abonnement (si nécessaire)
Allez dans Abonnements et achetez et attribuez un Plus Seat au sous-traitant. S'il dispose déjà de son propre abonnement Plus actif, aucun seat n'est nécessaire. Remarque : les Plus Seats sont achetés séparément — ils ne sont pas inclus dans le plan Mandat.
Le sous-traitant a changé d'entité de facturation
Demander au sous-traitant d'ajouter sa nouvelle société et d'envoyer un nouveau mandat
Le sous-traitant ajoute la nouvelle entité juridique à son compte Estica (voir le chapitre ci-dessus) et vous envoie un nouveau mandat depuis cette entité.
Finaliser la facturation et supprimer l'ancien mandat
Assurez-vous que toutes les factures de l'ancienne société ont été envoyées. Ensuite, allez dans Contacts, trouvez l'ancienne société et cliquez sur Actions → Supprimer le mandat. Toutes les factures planifiées restantes pour cette entité sont supprimées automatiquement.
Accepter le nouveau mandat et configurer
Acceptez la nouvelle demande de mandat en haut de votre page Contacts. Configurez le nouveau contact (nom convivial, auto-facturation le cas échéant). Attribuez un Plus Seat si nécessaire — le seat libéré par l'ancien mandat peut être réattribué.
Planifier les factures pour la nouvelle entité
Les anciennes factures planifiées ont été supprimées automatiquement. Configurez les nouvelles factures récurrentes pour la nouvelle société.
Créer un auto-facturant sans compte
Disponible uniquement pour les véritables arrangements d'auto-facturation où vous émettez des factures au nom d'un fournisseur dans le cadre d'un accord d'auto-facturation formel. Si vous souhaitez simplement gérer les factures d'un sous-traitant, celui-ci doit créer son propre compte Estica et vous accorder un mandat.
Exigence légale : La législation belge en matière de TVA exige un accord écrit préalable entre les deux parties avant que l'auto-facturation puisse avoir lieu (Circulaire AAFisc nr. 53/2013). Assurez-vous que cet accord est en place avant de poursuivre.
Acheter des Self-Biller Seats
Allez dans Abonnements et achetez le nombre de Self-Biller Seats dont vous avez besoin. Chaque contact d'auto-facturation nécessite un seat.
Créer le contact d'auto-facturation
Allez dans Contacts → Nouveau Self-biller. Renseignez les données de la société et l'exercice fiscal du sous-traitant. Configurez le taux de TVA correct. Définissez la Mention de facture standard pour inclure "facture émise par le client" — et si l'autoliquidation s'applique (ex. employés avocats, Circulaire AAFisc nr. 47/2013), ajoutez également cette référence.
Quand un sous-traitant part
S'assurer que toutes les factures ont été envoyées
Avant de supprimer le mandat, confirmez que toutes les factures de ce sous-traitant ont été traitées. Une fois le mandat supprimé, toutes les factures planifiées futures sont supprimées automatiquement.
Supprimer le mandat
Allez dans Contacts, trouvez le sous-traitant, cliquez sur Actions → Supprimer le mandat. Les factures planifiées futures sont supprimées automatiquement. Si vous aviez attribué un Plus Seat, il est libéré et peut être réattribué. Le sous-traitant conserve l'accès à son compte Estica et peut consulter les factures passées.
Pas encore sûr(e) ? Gardez le mandat actif mais supprimez uniquement les factures planifiées récurrentes. Cela vous permet de continuer à envoyer des factures ponctuelles si nécessaire, sans vous engager dans une suppression complète.
Vous avez encore des questions ?